Documentación Técnica

4.1 Actualización Bibliográfica, Bases de datos.

4.2 Bibliotecas y Centros de Documentación.

4.3 Informática en la identificación de Líneas de Investigación.

4.4 Publicaciones Electrónicas.

Diseño de Salidas

Introducción

Una de las características más importantes para los usuarios de un sistema de información es la salida que este produce. Si la salida no tiene calidad, entonces todo el sistema puede parecer a los usuarios tan poco necesarios que evitarán usarlo y puede fracasar el proyecto.

Según Senn el término salida se utiliza para denotar cualquier información producida por un sistema de información ya sea impresa o en una pantalla.

Cuando los analistas diseñan la salida, ellos:

• Identifican la salida específica que es necesaria para satisfacer los requerimientos de información.

• Seleccionan los métodos para presentar la información.

• Crean los documentos, reportes u otros formatos que contienen la información producida por el sistema.

Los métodos de salida varían a través de los sistemas. Puede tratarse de solo una recuperación de datos o caso contrario, que demande de algún procedimiento más complejo

Objetivos de una Salida

• Expresar información relacionada con actividades pasadas, estado actual, o proyecciones para el futuro.
• Señalar eventos importantes, oportunidades, problemas o advertencias.
• Iniciar una acción.
• Confirmar una acción.

El buen diseño de la salida de los sistemas, no puede ser desarrollado en forma independiente del uso que se dará a la salida.

Tipos de Salidas

La salida del sistema puede ser:

• Un reporte
• Un documento
• Un mensaje

Aspectos importantes de la salida

• ¿Quienes recibirán la salida?

• ¿Cuál es el uso que se le pretende dar?.

• ¿Cuántos detalles son necesarios?.

• ¿Cuándo y con qué frecuencia es necesaria la salida?
   
• ¿Qué método utilizar?

Como presentar la información

La información en la salida puede ser presentada de diferentes formas: 

Formato Tabular

En general, los usuarios finales están acostumbrados a recibir la información en formas de tablas.

El formato tabular debe utilizarse bajo las siguientes condiciones:

• Cuando los detalles dominan y son necesarios pocos comentarios.

• Cunado los detalles son presentados en categorías discretas

• Cuando cada categoría debe tener   una etiqueta.

• Cuando se deben obtener totales o realizar comparaciones entre diversos  componentes.

Se desea presentar la información en un    formato que presente los detalles en   un orden significativo (quizás de mayor a menor, por código o  alfabéticamente), aquel donde estos sean más sencillos de localizar.

Informe Saturado con datos de ejemplo.

Plantilla modificada del reporte de pedidos en proceso

Formato Gráfico 

Existen en el mercado un sinnúmero de herramientas gráficas para diseñar de mejor manera la salida.
El uso de gráficos ayudarán a mejorar la comprensión sobre ciertos temas, sobretodo estadísticos.

Los tipos de gráficos comúnmente usadas:

• Gráfica de sectores
• Gráfica de curvas
• Gráfica de escalones o superficie
• Gráfica de barras y columnas
• Mapas

Uso de Iconos

Los íconos son la representación gráfica de las entidades descritas por los datos.

Los íconos comunican información en forma inmediata cuando son eleccionados en forma apropiada.

Los siguientes lineamientos sugieren cuando y como utilizar los íconos en el diseño de sistemas:

• Seleccionar los íconos que serán reconocidos y comprendidos en forma inmediata por los usuarios.

• Utilice etiqueta solo si no son iconos universalmente reconocidos.

• Utilice el mismo icono para representar la misma información a través de toda la salida.

• Evite el empleo de etiquetas.

• Distribúyalos de manera que evite la aglomeración de íconos.

• Mantenga la escala en el tamaño de los objetos representados.

Presentaciones en color

Actualmente hay muchas facilidades para la presentación de la información utilizando colores.
En general se recomienda el uso de cuatro o menos colores.

El analista debe buscar el empleo de solo aquellas salidas impresas que son absolutamente necesarias. Hasta donde sea posible, el desarrollo de un sistema de información basado en computadora debe reducir, no aumentar, el número de reportes impresos.

Diseño de Salida Impresa

Los analistas especifican la salida impresa cuando tienen que enviar un documento por correo ya sea para un cliente o un proveedor, imprimir un registro de datos o notificar cierta información a varias personas. La salida impresa puede ser en:

Reportes Impresos 

Los reportes impresos varían en tamaño, aunque los analistas a menudo emplean los siguientes tamaños estándares: A4 (210 x 297mm), carta (216 x 279mm), entre las más utilizadas.

Formas Especiales

Podemos mencionar las formas preimpresas que son aquellas que están identificadas con los datos de la organización y utiliza varios colores (facturas, cheques, etc.)

Entre las situaciones más representativas donde debe considerarse el uso de formas preimpresas, se encuentran las siguientes:

• Reglamentos o requerimientos legales que obligan al uso de formas preimpresas.

• Destinatarios que esperan un formato estándar

• La inclusión del logotipo de la organización, una marca registrada o símbolo que debe estar incluido en la forma.

• Trabajo artístico o gráficas.

Copias múltiples de la salida

Se debe tener en cuenta cuando la información impresa se debe sacar copia o imprimir utilizando papel carbón:

• Copias sin papel carbón

• Copias con papel carbón

Plantilla para la Salida Impresa

La plantilla de la salida es la distribución de objetos en el medio de salida. Al construir esta plantilla estamos construyendo un modelo del reporte o documento tal como aparecerá luego que el sistema entre en operación. La plantilla debe mostrar lo siguiente:

• Todo la información variable:
• Detalles
• Resúmenes y totales
• Marcas de control
• Separadores (por ejemplo; simbolos como el subrayado y el guión)

• Todos los detalles preimpresos:
• Encabezados
• Titulos y nombres del documento
• Nombre de la Compañía y dirección
• Instrucciones
• Notas y comentarios

Las plantillas de reportes se pueden hacer con una herramienta CASE para su diseño o en plantillas de pantallas hechas en papel.

En Resumen

• Los reportes o documentos deben estar diseñados para leerse de  izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.
• Los datos importantes deben ser los más fáciles de encontrar.
• Todas las páginas deben tener un titulo, número de página y fecha en que fué preparada la salida.
• Todas las columnas deben estar etiquetadas
• Se deben evitar las abreviaturas.

Convenciones para la presentación de datos

Información variable

X: carácter alfabético o especial;
9: número

Información constante

Escrita tal como debe aparecer impresa 

Diccionario de Datos

Ejemplo de Informe Impreso

Diseño de Salida en Pantalla

Referencias Bibliográficas

Senn, James. Segunda Edición. Análisis y Diseño de Sistemas de Información. McGraw Hill.

Diseño del Sistema

El diseño de sistemas es convertir los requerimientos en soluciones que los satisfagan.

Para diseñar un sistema se deben especificar los requerimientos de la aplicación, anteriormente se nombraron y explicaron herramientas para especificar estos requerimientos . Estos métodos o herramientas son de gran ayuda para la documentación del sistema, pero no realizan el análisis necesario para identificar los requerimientos del sistema. El analista de sistemas es el responsable de identificar estos requerimientos. Los requerimientos del sistema se formulan a partir del resultado del análisis

El diseño de sistemas tiene dos etapas:

Diseño Lógico

• Especificaciones de Salida
• Especificaciones de Entrada
• Especificaciones de archivos y bases de datos
• Especificaciones de procesamiento
• Requerimientos de datos

Diseño Físico

• Entrada de datos
• Soporte para decisiones
• Generación de Reportes
• Consultas
• Comunicación
• Mantenimiento de Archivos
• Respaldo
• Archivos de Transacción, de reporte, maestro, etc.

 En general, el analista debe diseñar el sistema de manera que:

• Sea fácil de utilizar
• Este bien validado
• Evite fallas en procedimientos críticos para la empresa
• Sea flexible
• Sea Adaptable
• Sea ergonómico

Estándares de Diseño de Sistemas

En la actualidad existen estándares de diseño de sistemas, a continuación se dan ejemplos de áreas incluidas en estos estándares:

• Estándares para datos: modelos a seguir para nombrar a los datos y especificar su longitud y tipo, esto está contenido en el diccionario de datos.
• Estándares de Codificación: Abreviaturas para describir procesos y entidades dentro de una organización
• Estándares Estructurales: lineamientos para dividir el sistema en módulos, para la codificación estructurada, reutilización de código.
• Estándares de Documentación: descripción de los detalles de la aplicación

Elementos del Diseño

• Flujos de Datos: movimientos de datos hacia, alrededor y desde el sistema.

• Almacenes de Datos: conjuntos temporales o permanentes de datos

• Procesos: transforma los datos en información. Pueden ser manuales o automatizados

• Controles: lineamientos para determinar si los procesos están siendo ejecutados de forma correcta

• Funciones del Personal: la interacción que tiene el usuario con el sistema, entradas de datos, etc.

Análisis Estructurado

 Cuando los analistas comienzan a trabajar sobre un proyecto de sistemas de información, a profundo tienden a profundizar en un área de la organización con la que tienen poca familiaridad. A pesar de esto, deben desarrollar un sistema que ayude a los gerentes y personal –los futuros usuarios- de esta área. Cualquier nuevo sistema o conjunto de recomendaciones para cambios en el sistema existente, ya sea este manual o automatizado, debe conducir hacia la mejora. Para alcanzar este resultado, se espera que los analistas de sistemas hagan lo siguiente:

• Aprendan los detalles y procedimientos del sistema en uso
• Obtengan una idea de las demandas futuras de la organización como resultado del crecimiento, del aumento de la competencia en el mercado, de los cambios en las necesidades de los consumidores, de la evolución de las estructuras financieras, de la introducción de la nueva tecnología y cambios en las políticas del gobierno entre otros.
• Documentar detalles del sistema actual para su revisión y discusión por otros.
• Evaluar la eficiencia y efectividad del sistema actual y sus procedimientos, tomando en cuenta el impacto sobre las demandas anticipadas para el futuro.
•  Recomendar todas las revisiones y ampliaciones del sistema actual, señalando su justificación. Si es apropiado, quizá la propuesta de un nuevo sistema completo.
• Documentar las características del nuevo sistema con un nivel de detalle que permita comprender a otros sus componentes, y de una manera que permita manejar el desarrollo del nuevo sistema.
• Fomentar la participación de gerentes y empleados en todo el proceso, tanto para aprovechar su experiencia y conocimiento del sistema actual, como para conocer sus ideas, sentimientos y opiniones relacionadas con los requerimientos de un nuevo sistema o de los cambios para el actual.

Para tener éxito, los buenos analistas de sistemas estructuran el proceso que siguen para el desarrollo de un nuevo sistema. Aunque cada lugar donde trabaja el analista es diferente, las tareas que llevan a cabo son similares y existe un conjunto común de preguntas por contestar cuando las emprenden.

El análisis estructurado  

Es un método para el análisis de sistemas manuales o automatizados, que conduce al desarrollo de especificaciones para sistemas nuevos o para efectuar modificaciones a los ya existentes. Cuando los analistas de sistemas abordan una situación poco familiar, siempre existe una pregunta sobre donde comenzar el análisis. Una situación dinámica siempre puede ser vista como abrumadora debido a que muchas de las actividades se llevan a cabo constantemente. El análisis estructurado permite al analista conocer un sistema o proceso en forma lógica y manejable al mismo tiempo que proporciona la base para asegurar que no se omite ningún detalle pertinente.

¿Qué es lo que se desea estructurar? 

¿Qué significa “estructura”? 

El objetivo que persigue el análisis estructurado es organizar las tareas asociadas con la determinación de requerimientos para obtener comprensión completa y exacta de una situación dada.

En el análisis estructurado, la palabra estructura significa que: 

1) el método intenta estructurar el proceso de determinación de los requerimientos comenzando con la documentación del sistema existente; 
2) el proceso esta organizado de tal forma que intenta incluir todos los detalles relevantes que describen el sistema en uso; 
3) es fácil verificar cuando se han omitido detalles relevantes; 
4) la identificación de los requerimientos será similar entre varios analistas e incluirá mejores soluciones y estrategias para las oportunidades de desarrollo de sistemas; y 
5) los documentos de trabajo generados para documentar los sistemas existente y propuesto son dispositivos de documentación eficiente.

Componentes del análisis estructurado

El análisis estructurado hace uso de los siguientes componentes:

1.    Símbolos gráficos: iconos y convenciones para identificar y describir los componentes de un sistema junto con las relaciones entre estos componentes. 
2.     Diccionario de datos: descripciones de todos los datos utilizados en el sistema. Puede ser manual o automatizado. 
3.   Descripciones de procesos y procedimientos: declaraciones formales que emplean técnicas y lenguajes que permiten a los analistas describir actividades importantes que forman parte del sistema. 
4.    Reglas: estándares para describir y documentar el sistema en forma correcta y completa.

Los analistas desean conocer las respuestas a cuatro preguntas especificas: 

• ¿qué procesos integran el sistema?, 

• ¿qué datos emplea cada proceso?, 

• ¿qué datos son almacenados? y 

• ¿qué datos ingresan y abandonan el sistema?.

Los datos son la guía de actividades de la empresa. Ellos pueden iniciar eventos y ser procesados para dar información útil al personal que desean saber que tan bien se han manejado los eventos. Seguir el flujo de datos por todos los procesos de la empresa les dice mucho a los analistas sobre como se alcanzan los objetivos de la organización. El análisis de flujo de datos estudia el empleo de los datos en cada actividad. Documenta los hallazgos con diagramas de flujo de datos que muestran en forma grafica la relación entre procesos y datos, y en los diccionarios de datos que describen de manera formal los datos del sistema y los sitios donde son utilizados.

Características de las Estrategias de Flujo de Datos

El análisis de flujo de datos analiza el empleo de los datos para llevar acabo procesos específicos  de la empresa dentro del ámbito de una investigación de sistemas. El análisis puede pensarse de tal manera que se estudien las actividades del sistema desde el punto de vista de los datos: donde se originan, donde se utilizan o cambian, hacia donde van, incluyendo las paradas a lo largo del camino que siguen desde su origen hasta su destino.

 

Herramientas de la estrategia de flujo de datos

La estrategia de flujo de datos muestra el empleo de estos en forma grafica. Las herramientas utilizadas al seguir esta estrategia muestran todas las características esenciales del sistema y la forma en que se ajustan entre si.

El análisis de flujo de datos utiliza las siguientes herramientas:

1. Diagrama de flujo de datos
2. Diccionario de datos
3. Diagrama de estructura de datos
4. Gráfica de estructura

 Diagrama de flujo de datos 

Es una herramienta grafica que se emplea para describir y analizar el movimiento de datos a través de un sistema, ya sea que este fuera manual o automatizado, incluyendo procesos, lugares para almacenar datos y retrasos en el sistema. Los diagramas de flujo de datos son la herramienta mas importante y la base sobre la cual se desarrollan otros componentes. La transformación de datos de entrada en salida por medio de procesos puede describirse en forma lógica e independiente de los componentes físicos asociados con el sistema. Estos diagramas reciben el nombre de diagramas lógicos de flujos de datos. 

Ventajas del análisis de flujo de datos

El análisis de flujo de datos permite a los analistas aislar áreas de interés en la organización y estudiarlas al examinar los datos que están en el proceso, de tal manera que puedan observar la manera en que cambian cuando lo abandonan. A medida que los analistas reúnen hechos y detalles, comprenden mejor el proceso; esto los conduce a formular preguntas relacionadas con aspectos específicos del mismo y los lleva a una investigación adicional.

Desarrollo de Diagramas de Flujo de Datos

Para que sean de utilidad y proporcionen información, los diagramas de flujo de datos deben dibujarse de forma adecuada.

Proceso de desarrollo

Los analistas de sistemas estudian primero el sistema en uso, esto es, las actividades y procesos que ocurren en el presente. En la terminología del análisis estructurado, este es el estudio del sistema físico. El sistema físico se transada en una descripción lógica que se centra en datos y procesos.

Durante el análisis de flujo de datos se evalúan todos los detalles en términos de los componentes lógicos de flujos de datos, procesos, almacenes de datos, orígenes y destinos.

En todas las etapas de diseño que siguen, los requerimientos del sistema se trasladan en detalles de diseño lógico. En las fases de construcción, como la programación del software para computadora, las especificaciones lógicas son trasladadas en características físicas y en un sistemas de información que trabaja.

Tipos de Diagramas de Flujo de Datos

Los diagramas de flujo de datos son de dos tipos:

Diagramas físicos de flujo de datos: proporcionan un panorama del sistema en uso, que es dependiente de la implantación, que muestra que tareas se llevan a cabo y como. Las características físicas incluyen:

• Nombre de personas
• Nombres o números de formatos y documentos
• Nombres de departamentos
• Archivos maestros de transacciones
• Equipo y dispositivos utilizados
• Ubicaciones
• Nombres de procedimientos

Diagramas lógicos de flujos de datos: proporcionan un panorama del sistema independiente de la implantación, que se centra en el flujo de datos entre los procesos sin considerar los dispositivos específicos y la localización de almacenes de datos o personas en el sistema. En este tipo de diagramas no se indican las características físicas.

Reglas generales para el dibujo de diagramas lógicos de flujo de datos

1. Cualquier flujo de datos que abandone un proceso debe estar basado en los datos que entran al proceso.
2. Todos los flujos de datos reciben un nombre, el nombre refleja los datos que influyen entre procesos, almacenes de datos, fuentes o destinos.
3.  Solo deben entrar al proceso los datos necesarios para llevarlo a cabo.
4.  Un proceso no debe ser nada de ningún otro sistema, es decir, debe ser independiente; la única dependencia que debe existir es aquella que esta basada en sus propios datos de entrada y salida.
5. Los procesos siempre están en continua ejecución; no se indican ni tampoco de detienen. Los analistas deben suponer que un proceso siempre esta listo para funcionar o realizar e trabajo necesario.
6. La salida de los procesos puede tomar las siguientes formas:

a-     Flujo de datos con información añadida por el proceso.

b-     Una respuesta o cambio en la forma de los datos.

c-     Un cambio de decisión.

d-     Un cambio de contenido.

e-     Cambios en la organización.

  
Seguir convenciones de nivelación significativa

Nivelación es un termino que se refiere al manejo de archivos locales. Los detalles relacionados con un solo proceso en un determinado nivel, deben permanecer dentro del proceso. Los almacenes y flujos de datos que son relevantes únicamente para el interior del proceso, son ocultados hasta que el proceso se extiende con mayor detalle.

Asignar etiquetas significativas

Las descripciones asignadas a los flujos de datos y procesos deben decirle al lector que esta ocurriendo. Todos los flujos de datos deben tener un nombre que refleje con exactitud su contenido.

Asignación de nombre al flujo de datos: los nombres dados a los flujos de datos deben reflejar los datos de interés para los analistas, no los documentos o el lugar donde residen.

Los datos que fluyen hacia los procesos experimentan cambios. Por consiguiente, el flujo de datos de salida tiene un nombre diferente al de entrada.

Asignación de nombre a los procesos: se deben asignar nombres a todos los procesos que les digan a los usuarios algo especifico con respecto a la naturaleza de las actividades del proceso.

Los siguientes lineamientos tienen como finalidad servir de ayuda para identificar los procesos de forma tal que sean útiles a las actividades subsecuentes de análisis y diseño:

1-     Seleccionar nombres que indiquen la acción que se lleva a cabo.

2-     Asegurar que el nombre describa completamente al proceso.

3-     Seleccionar nombres para los procesos que expliquen el enlace entre los flujos de entrada y los de salida.

4-     Evitar nombres vagos para los procesos.

5-     Utilizar los nombres de los procesos de bajo nivel ya que estos son mas específicos y descriptivos que los asociados con los procesos de alto nivel.

6-     Asignar nombres a los procesos que sean únicos para la actividad que ellos describen.

Evaluación del flujo de datos para verificar que es correcto

Las siguientes preguntas son de utilidad para evaluar los diagramas de flujo de datos:

1-     ¿Existen en el diagrama de flujo de datos componentes que no tienen nombre?

2-     ¿Existen almacenes de datos que son entradas y a los que nunca se les hace referencia?

3-     ¿Existen procesos que no reciben entradas?

4-     ¿Existen procesos que no generan salidas?

5-     ¿Existen procesos que tienen varias finalidades?

6-     Existen almacenes de datos a los que nunca se les hace referencia?

7-     ¿Es el flujo de datos que llega a un proceso adecuado para realizarlo?

8-     ¿Existen demasiados datos en el almacén de datos?

9-     ¿El flujo de datos que llega a un proceso es demasiado extenso para la salida que este produce?

10- ¿Se introducen alias en la descripción del sistema? ¿Aparecen en el diccionario de datos?

11- ¿Los procesos son independientes entre sí? ¿Dependen solo de los datos que reciben como entrada?

 
Diccionario de datos

El diccionario contiene las características lógicas de los sitios donde se almacenan los datos del sistema, incluyendo nombre, descripción, alias, contenido y organización. también identifica los procesos donde se emplean los datos y los sitios donde se necesita el acceso inmediato a la información.

Características de los Diccionarios de Datos

Los diccionarios de datos son un componente importante del análisis estructurado ya que por si solos los diagramas de flujo de datos no describen el objeto de la investigación. El diccionario de datos proporciona mas información relacionada con el sistema.

Un diccionario de datos es un catalogo, un deposito, de los elementos en un sistema. Como su nombre lo sugiere, estos elementos se centran alrededor de los datos y la forma en que están estructurados para satisfacer los requerimientos de los usuarios y las necesidades de la organización. Los elementos mas importantes son flujos de datos, almacenes de datos y procesos.

Importancia del diccionario

Los analistas utilizan el diccionario de datos por cinco razones importantes:

• Para manejar los detalles en sistemas grandes.
• Para comunicar un significado común para todos los elementos del sistema
• Para documentar las características del sistema
• Para facilitar el análisis de los detalles con la finalidad de evaluar las características y determinar donde efectuar cambios en el sistema
• Localizar errores y omisiones en el sistema.

Contenido de un registro del diccionario

Todas las partes de un sistema de información dependen de loas datos. El diccionario contiene dos tipos de descripciones para flujo de datos dentro del sistema:

• Elementos dato: son los bloques básicos para todos los demás datos del sistema. Por si mismo no conllevan suficiente significado para ningún usuario.

• Estructuras de datos: es un grupo de datos elementales que están relacionados con otros y que en conjunto describen un componente del sistema.

• Descripción de los elementos dato

Cada entrada en el diccionario de datos consiste de un conjunto de detalles que describen los datos utilizados o producidos por el sistema. Cada uno esta identificado con un nombre, descripción, alias y longitud, junto con el intervalo de valores específicos para el dato permitidos por el sistema bajo estudio.

Nombre de los datos: Para distinguir un dato del otro, los analistas les asignan nombres que sean significativos. Los nombres se emplean para hacer referencia a cada elemento durante todo el proceso de desarrollo de sistemas.

Descripción de los datos: La descripción de un dato describe de manera breve lo que este representa en el sistema.

Las descripciones de los datos deben escribirse con la suposición de que la persona que las leerá no sabe nada con respecto al sistema.

Alias: Con frecuencia el mismo dato recibe varios nombres, mismos que dependen e quien haga uso del dato. Estos nombres se denominan alias. Un diccionario significativo debe incluir todos los alias.

Longitud: La longitud identifica el numero de espacios necesarios para cada dato pero sin considerar la forma en que serán almacenados.

Valores de los datos: En algunos procesos solo son permitidos valores muy específicos para los datos. Todos los detalles serán de utilidad a los analistas mas adelante, cuando diseñen los controles del sistema.

Diagrama de estructura de datos

 

Es una descripción de la relación entre las entidades de un sistema y el conjunto de información relacionado con la entidad. No considera el almacenamiento físico de los datos.
Gráfica de estructura

Es una herramienta de diseño que muestra con símbolos la relación entre los módulos de procesamiento y el software de la computadora. Describen la jerarquía de los módulos componentes y los datos que serán transmitidos entre ellos. Incluye el análisis de las transformaciones entrada-salida y el análisis de transacciones. 

Descripción de las estructuras de datos

 

Las estructuras de datos se construyen sobre cuatro relaciones de componentes:

•     Relación secuencial: define los componentes que siempre se incluyen en una estructura de datos en particular; concatenación de dos o más datos.
•      Relación de selección: define alternativa para datos o estructuras de datos incluidas en una estructura de datos. 
•      Relación de iteración: define la repetición de un componente cero o más veces.

•     Relación opcional: caso especial de la iteración; los datos pueden estar o no incluidos, esto es, una o ninguna iteración.

Determinación de Requerimientos

Herramientas para determinar requerimientos de sistemas

La determinación de requerimientos es el estudio de un sistema para conocer como trabaja y donde es necesario efectuar mejoras, dando como resultado una evaluación de la forma como trabajan los métodos empleados y si es necesario o posible realizar ajustes.

Un requerimiento es una característica que debe incluirse en un nuevo sistema. Esta puede ser la inclusión de determinada forma para capturar o procesar datos, producir información, controlar una actividad de la empresa o brindar soporte a la gerencia. Es así como la determinación de requerimientos vincula el estudio de un sistema existente con la recopilación de detalles relacionados con él.

Actividades de la determinación de requerimientos

Es útil ver la determinación de requerimientos a través de tres grandes actividades:

Anticipación de requerimientos: La experiencia de los analistas les permite anticipar ciertos problemas o características y requerimientos para un nuevo sistema.

Por un lado, la experiencia de estudios previos puede conducir a la investigación de áreas que no consideraría un analista novato. Tener las bases necesarias para saber que preguntar o que aspectos investigar puede ser de beneficio substancial para la organización.

Por otra parte, si se introducen sesgos o atajos al conducir la investigación entonces es muy probable que la anticipación de requerimientos se convierta en un problema. Por lo tanto, siempre deben darse lineamientos para estructurar una investigación alrededor de cuestiones básicas con la finalidad de evitar consecuencias indeseables de la anticipación de requerimientos.

Investigación de requerimientos: Es la más importante del análisis de sistemas. Los analistas estudian el sistema actual con la ayuda de varias herramientas y habilidades, y documentan características para, mas adelante, emprender el análisis.

La investigación de requerimientos depende de las técnicas para encontrar datos, que serán explicadas mas adelante, e incluyen los métodos para documentar y describir las características de l sistema.

Especificaciones de requerimientos: Los datos obtenidos durante la recopilación de hechos se analizan para determinar las especificaciones de los requerimientos, es decir, la descripción de las características del nuevo sistema. Esta actividad tiene tres partes relacionadas entre sí:

• Análisis de datos basados en hechos reales: Se examinan los datos recopilados durante el estudio, incluidos en la documentación de flujo de datos y análisis de decisiones, para examinar el grado de desempeño del sistema y si cumple con las demandas de la organización.
• Identificación de requerimientos esenciales: Características que deben incluirse en el nuevo sistema y que van desde detalles e operación hasta criterios de desempeño.
• Selección de estrategias para satisfacer los requerimientos: Métodos que serán utilizados para alcanzar los requerimientos establecidos  seleccionados. Estos forman la base para el diseño de sistemas, los cuales deben cumplir con la especificación de requerimientos.

La especificación de requerimientos implica gran responsabilidad para los analistas de sistemas, ya que la calidad de trabajo realizado en esta etapa se vera reflejada mas adelante en las características del nuevo sistema.

Requerimientos básicos

Los analistas estructuran su investigación al buscar respuestas a las siguientes cuatro importantes preguntas:

¿Cuál es el proceso básico de la empresa?

¿Qué datos utiliza o produce esta empresa?

¿Cuáles son los limites impuestos por el tiempo y la carga de trabajo?

¿Qué controles de desempeño utiliza?

Comprensión del proceso

Los analistas hacen preguntas que, cuando reciben la respuesta, proporcionan antecedentes sobre detalles fundamentales relacionados con el sistema y que sirven para describirlo. Las siguientes preguntas son de utilidad para adquirir la comprensión necesaria:

• ¿Cual es la finalidad de esta actividad dentro de la empresa?
• ¿Qué pasos se siguen para llevarla a cabo?
• ¿Dónde se realizan estos pasos?
• ¿Quiénes lo realizan?
• ¿Cuánto tiempo tardan n efectuarlos?
• ¿Con cuanta frecuencia lo hacen?
• ¿Quiénes emplean la información resultante?

Identificación de los datos empleados e información generada

El siguiente paso es detectar que datos se utilizan para llevar a cabo cada actividad. Por ejemplo, para reabastecer el inventario, el comprador requiere datos que describan para cada articulo la cantidad existente, la demanda esperada, el nombre del proveedor y el costo. Para saber cuando hacer cada pedido, el comprador debe considerar el tiempo de entrega de la mercancía.

Por otra parte, muchas transacciones comerciales producen información útil para los gerentes cuando estos evalúan el desempeño de empleados, negocios y sistemas; esta información también puede ser de utilidad, en otro contexto, para los gerentes y analistas. Por ejemplo, los analistas curiosos encuentran que los datos relacionados con e abasto del inventario y almacenaje también proporcionan información con respecto a demandas del almacén, practicas de compras, ventas y flujo de efectivo.

Frecuencia y volumen del proceso

La frecuencia con la que se presentan actividades en una empresa cambia mucho. Por ejemplo, algunas como el pago de impuestos suceden pocas veces al año mientras que el pago de la nomina de empleados es algo que ocurre cada semana. Por consiguiente, los analistas deben investigar con cuanta frecuencia se repite una actividad. Conocer esta información puede llevar al analista a considerar mas preguntas importantes para determinar la razón de esta frecuencia y su efecto sobre las actividades de la empresa.

Muchas veces la forma más fácil de obtener esta información es identificar el objetivo de la actividad: ¿Cuál es la causa de la actividad? En ocasiones los analistas se refieren a la causa directa como la función de iniciación. Las actividades pueden ser iniciadas por los clientes por sucesos y por el paso del tiempo. Los analistas corren el riesgo de no comprender adecuadamente la razón de una actividad y darle mayor o menos importancia de la que tiene en el sistema, a menos que conozcan que es lo que inicia la actividad.

Identificación de controles

En situaciones donde se  ejerce buen control ya sea por parte de la gerencia o por el seguimiento del proceso, quizás no sea problema determinar si una actividad se ha llevado a cabo en forma adecuada. Aun así, los analistas deben examinar los métodos de control durante la etapa de análisis: ¿existen estándares específicos de desempeño?, ¿quién se encarga de comparar el desempeño contra los estándares?, ¿cómo se detectan los errores?, ¿cómo se corrigen los errores?, ¿se cometen demasiados errores?. La falta o debilidad de los controles es un descubrimiento importante en cualquier investigación de sistemas.

Requerimientos de las transacciones de los usuarios

Los sistemas a nivel de transacciones, capturan, procesan y almacenan datos por alguna razón. Por ejemplo, en un sistema de pedidos, los pedidos de los clientes son procesados de forma tal quesea posible enviar los artículos indicados. Este proceso se aplica a todos los pedidos que se reciben.

Los analistas seleccionados para trabajar en un sistema de procesamiento de pedidos, deben conocer todo lo relacionado con la forma en que se procesan estas transacciones. Para entender los requerimientos de las transacciones, los analistas sin lugar a dudas formularan preguntas como las siguientes:

• ¿Qué es lo que forma parte de la transacción que esta siendo procesada?
• ¿Qué es lo que inicia la transacción?
• ¿Quién inicia los pedidos? ¿Con que propósito?
• ¿Con que frecuencia ocurren los pedidos?
• ¿Qué volumen esta asociado con cada pedido?
• ¿Existen diferentes condiciones que pueden afectar la forma en que se procesan los pedidos?
• ¿Que detalles son necesarios para procesar la transacción?
• ¿Qué información se genera? ¿Qué datos se guardan?

Requerimientos de decisión de los usuarios

A diferencia de las actividades de transacción, las relacionadas con decisiones no siguen un procedimiento especifico. Las rutinas no son muy claras y es posible que los controles sean vagos. Las decisiones se toman  al integrar la información en forma tal que los gerentes puedan saber que acciones emprender. Es probable que los sistemas de decisión tengan que ver con el pasado, el presente y el futuro. Algunos brindan soporte para decisiones recurrentes mientras que otros son únicos y no recurrentes.

Los analistas que investigan sistemas para el soporte de decisiones, deben formular las mismas preguntas sobre frecuencia y volumen mencionadas anteriormente, pero también deben hacer otras para determinar los requerimientos de las decisiones:

1-     ¿Qué información se utiliza para tomar la decisión?

2-     ¿Cuál es la fuente de información? ¿Qué sistemas de transacciones producen los datos en el proceso de decisión? ¿Qué otros datos son necesarios y no es posible obtener del procesamiento de transacciones? ¿Qué datos se originan en fuentes externas a la organización?

3-     ¿Cómo se deben procesar los datos para producir la información necesaria?

4-     ¿Cómo debe plantearse la información?

Estas preguntas también señalan la relación entre los sistemas de transacciones y los de decisiones. Información muy valiosa puede perderse si los sistemas de transacciones no capturan y guardan los datos necesarios para las decisiones. Los sistemas de inventario capturan información relacionada con los continuos pedidos, recepciones,  ventas y envió de artículos. Los datos que estos sistemas almacenan son procesados nuevamente para generar información de manera periódica para analizar ventas, determinar políticas de procesos  o decidir planes de mercadotecnia para líneas de productos.

Todo esto significa que: 1) los analistas que investigan sistemas para el soporte de decisiones deben considerar los sistemas de procesamiento de transacciones y 2) que los sistemas eficaces para el soporte de decisiones requieren primero de procedimientos adecuados para el procesamiento de transacciones.

Requerimientos de toda organización

En las empresas, los departamentos dependen unos de otros para brindar servicios, fabricar productos y satisfacer a los clientes. Por consiguiente, el trabajo hecho en un departamento afecta al de los otros. Cuando los analistas estudian sistemas para un departamento también deben evaluar las implicaciones para los demás departamentos con los que interactúa el sistema bajo investigación. Es responsabilidad del analista identificar las dependencias entre departamentos y determinar como los afecta un proyecto de sistemas.

En muchas ocasiones, cuando trabajan con usuarios, los analistas escuchan como deberían manejarse las excepciones. Claro esta que una aplicación debe diseñarse para dar cabida a los eventos rutinarios. Pero los analistas deben abordar lo que esta fuera de la rutina ya que estos sucesos son una prueba de fuego para el sistema. Deben asegurarse de hacer preguntas a los usuarios que saquen a luz los casos excepcionales: ¿El procedimiento que emplea el usuario siempre trabaja? ¿Con cuanta frecuencia es necesario hacer una excepción al procedimiento? ¿Todos los empleados siguen el mismo procedimiento?

TÉCNICAS PARA ENCONTRAR HECHOS

Los analistas utilizan métodos específicos, denominados técnicas para encontrar hechos, con el objeto de reunir datos relacionados con los requerimientos. Entre estos se incluyen la entrevista, el cuestionario, la revisión de los registros  y la observación. En general, los analistas emplean mas de una de estas técnicas para llevar a cabo una investigación amplia y exacta.

Entrevistas:

Los analistas emplean la entrevista para reunir información proveniente de personas o de grupos. Por lo común, los entrevistados son usuarios de los sistemas existentes o usuarios en potencia del sistema propuesto. En algunos casos, los entrevistados son gerentes o empleados que proporcionan datos para el sistema propuesto o que serán afectados por el. Aunque algunos analistas prefieren la entrevista sobre otras técnicas, esta no siempre es la mejor fuente de datos sobre la aplicación. Dado que la entrevista lleva tiempo, es necesario utilizar otros métodos para obtener la información necesaria para conducir una investigación.

Las entrevistas pueden clasificarse como estructuradas o no estructuradas. Las entrevistas no estructuradas utilizan un formato pregunta-respuesta y son apropiadas cuando el analista desea adquirir información general del sistema. Este formato anima a los entrevistados a compartir sus sentimientos, ideas y creencias. Por otro lado, las entrevistas estructuradas utilizan preguntas estándar en un formato de respuesta abierta o cerrada. El primero permite que el entrevistado de respuesta a las preguntas con sus propias palabras; el segundo utiliza un conjunto anticipado de respuestas. Cada enfoque tiene sus ventajas y desventajas.

Cuestionarios:

El uso de los cuestionarios permite a los analistas reunir información proveniente relacionada con varios aspectos de un sistema de un grupo grande de personas. El empleo de formatos estandarizados para las preguntas puede proporcionar datos mas confiables que otras técnicas; por otra parte, su amplia distribución asegura el anonimato de los encuestados, situación que puede conducir a respuestas mas honestas. Sin embargo, este método permite al analista observar las excepciones o reacciones de los encuestados. Asimismo, la respuesta puede ser limitada ya que es posible que no tenga mucha importancia para los encuestados llenar el cuestionario.

Con frecuencia los analistas utilizan cuestionarios abiertos para descubrir sentimientos, opiniones y experiencias generales o para explotar un proceso o problema. Los cuestionarios cerrados controlan el marco de referencia al presentar a los encuestados respuestas especificas para escoger.

Revisión de los registros

Varios tipos de registros y reportes pueden proporcionar al analista información valiosa con respecto a las organizaciones y a sus operaciones. Al revisar los registros, el analista examina la información asentada en ellos relacionada con el sistema y los usuarios. La revisión de los registros puede efectuarse al comienzo del estudio, como introducción, o también después, y sirve de base para completar las operaciones actuales. Por lo tanto los registros pueden indicar que esta sucediendo.

Los registros incluyen manuales de políticas, reglamentos y procedimientos estándares de operación utilizados por la mayor parte de las organizaciones como guías para los gerentes y empleados. Estos registros no indican la forma en la que se desarrollan las actividades en realidad, donde se encuentra todo el poder de la toma de decisiones, o como se realizan todas las tareas. Sin embargo, pueden ser de gran ayuda para el analista en su afán de comprender el sistema al familiarizarlo con aquellas operaciones que necesitan apoyo con las relaciones formales dentro de la organización.

Observación

La observación permite al analista ganar información que no se puede obtener por otras técnicas. Por medio de la observación el analista obtiene información de primera mano sobre la forma en que se efectúan las actividades. El método es mas útil cuando el analista necesita observas, por un lado, la forma en que se manejan los documentos y se llevan a cabo los procesos y, por otro, si se siguen todos los pasos especificados. Los observadores experimentados saben que buscar y como evaluar la significancia de lo que observan.

HERRAMIENTAS PARA DOCUMENTAR PROCEDIMIENTOS Y DECISIONES

Seguir procedimientos y tomar decisiones son aspectos importantes de cualquier empresa. Las decisiones y procedimientos son de importancia para el analista cuando este conduce una investigación de sistemas dentro de la empresa.

Las herramientas ayudan al analista a integrar los datos recopilados por los diversos métodos estudiados anteriormente. Pero, como sucede con todas las herramientas, la que emplea el analista para documentar procedimientos y decisiones deben utilizarse adecuadamente.

Se presentan tres herramientas para documentar procedimientos: árboles de decisión, tablas de decisión y español estructurado.

Conceptos básicos sobre decisiones

Cuando se analizan procedimientos y decisiones el primer paso es identificar condiciones y acciones, conceptos comunes a todas las actividades.

Condiciones y variables de decisión

Cuando se observa un sistema y se pregunta ¿cuáles son las posibilidades? O ¿qué puede suceder?, en realidad se esta preguntando por las condiciones, que son los posibles estados de una entidad. Las condiciones cambian, y es por eso que el analista se refiere a ellas como variables de decisión.

Al documentar la decisión de cómo procesar un procedimiento, el investigador debe identificar tanto las condiciones permisibles como las relevantes que pueden presentarse en determinada situación. Solo deben incluirse en el estudio aquellas condiciones que son relevantes. El hecho de que una factura este firmada o no es una variable relevante. Sin embargo, el tamaño de la hija de papel sobre la que esta impresa probablemente no lo sea.

Acciones

Cuando se conocen todas las posibles condiciones, el siguiente paso del analista es determinar que hacer cuando se presentan algunas de estas. Las acciones son opciones, que comprenden pasos, actividades o requerimientos, que puede elegir una persona cuando se enfrenta ante un conjunto de condiciones.

En muchos procedimientos el analista debe considerar combinaciones de condiciones y acciones. Como ayuda para comprender y adaptar estas combinaciones, emplean árboles de decisión, tablas de decisión y el español estructurado.

Árboles de decisión

Las personas pueden tener diferentes formas de decir lo mismo. Tener diferentes formas e decir la misma cosa pueden crear dificultades de comunicación durante los estudios de sistemas. Por consiguiente, el analista busca evitar las malas interpretaciones. Asimismo, el analista necesita organizar la información recopilada con respecto a la toma de decisiones.

Características de los árboles de decisión

El árbol de decisión es un diagrama que representa en forma secuencial condiciones y acciones; muestra que condiciones se consideran en primer lugar, cuales en segundo y así sucesivamente. Este método también permite mostrar la relación que existe entre cada condición y el grupo de acciones permisibles asociado con ella.

La raíz del árbol es el punto donde comienza la secuencia de decisión. La rama a seguir depende de las condiciones existentes y de la decisión que debe tomarse. Al avanzar de izquierda a derecha por una rama en particular, se obtiene una serie de toma de decisiones. Después de cada punto de decisión, se encuentra el siguiente conjunto de decisiones a considerar. De esta forma, los nodos del árbol representan condiciones y señalan la necesidad de tomar una determinación relacionada con la existencia de alguna de estas, antes de seleccionar la siguiente trayectoria. La parte que se encuentra a la derecha del árbol indica las acciones que deben realizarse, las que a su vez dependen de la secuencia de condiciones que las proceden.

Uso de árboles de decisión

El desarrollo de árboles de decisión beneficia al analista en dos formas. Primero que todo, la necesidad de describir condiciones y acciones llevan a los analistas a identificar de manera formal las decisiones que actualmente deben tomarse. De esta forma, es difícil para ellos pasar por alto cualquier etapa del proceso de decisión, sin importar que este dependa de variables cualitativas o cuantitativas.

Los árboles de decisión también obligan a los analistas a considerar la secuencia de las decisiones.

Identificación de los requerimientos de datos

Los árboles de decisión también son útiles para identificar los requerimientos de datos críticos que rodean al proceso de decisión; es decir, los árboles indican los conjuntos de datos que la gerencia requiere para formular decisiones o tomar acciones.

Los árboles de decisiones se construyen después de completar el análisis de flujo de datos, entonces es posible que los datos críticos se encuentren ya definidos en el diccionario de datos. Si únicamente se utilizan árboles de decisión, entonces el analista debe tener la certeza de identificar con precisión cada dato necesario para tomar la decisión.

Los analistas necesitan describir y definir todos los datos utilizados en la toma de decisiones para que sea posible diseñar el sistema de forma tal que los genere apropiadamente.

Como evitar los problemas que se generan al utilizar árboles de decisión

Los árboles de decisión no siempre son la mejor herramienta para el análisis de decisiones. El árbol de decisión de un sistema complejo con muchas secuencias de pasos y combinaciones de condiciones puede tener un tamaño considerable. El gran numero de ramas que pertenecen a varias trayectorias constituye mas un problema que una ayuda para el análisis. En estos casos el analista corre el riesgo de no determinar que políticas o estrategias de la empresa son la guía para la toma de decisiones especificas.

Tablas de decisión

La tabla de decisión es una matriz de renglones y columnas que indican condiciones y acciones. Las reglas de decisión, incluidas en una tabla de decisión, establecen el procedimiento a seguir cuando existen ciertas condiciones.

Características de las tablas de decisión

La tabla de decisión esta integrada por cuatro secciones: identificación de condiciones, entradas de condiciones, identificación de acciones y entradas de acciones.  La identificación de condiciones señala aquellas que son relevantes. Las entradas de condiciones indican que valor, si es que lo hay, se debe asociar para una determinada condición. La identificación de acciones enlista el conjunto de todos los pasos que se deben seguir cuando se presenta cierta condición. Las entradas de acciones muestran las acciones especificas del conjunto que deben emprenderse cuando ciertas condiciones o combinaciones de estas son verdaderas. En ocasiones se añaden notas en la parte inferior de la tabla para indicar cuando utilizar la tabla o para diferenciarla de otras tablas de decisión.

Las columnas del lado derecho de la tabla enlazan condiciones y acciones, forman reglas de decisión que establecen condiciones que deben satisfacerse para emprender un determinado conjunto de acciones. La regla de decisión incorpora todas las condiciones que deben ser ciertas y no solo una a la vez.

Como construir tablas de decisión

Para desarrollar tablas de decisión, los analistas deben emprender los siguientes pasos:

1-     Determinar los factores determinados como más relevantes en la toma de decisiones. Esto permite identificar las condiciones en la decisión. Cada condición seleccionada debe tener la característica de ocurrir o no ocurrir; en este caso no es posible la ocurrencia parcial.

2-     Determinar los pasos o actividades más factibles bajo condiciones que cambian. Esto permite identificar las acciones.

3-     Estudiar las diferentes posibilidades de combinaciones de condiciones. Para cualquier numero n de condiciones, existen 2 a la n combinaciones a considerar.

4-     Llenar la tabla con las reglas de decisión. Existen dos formas para hacerlo.

La primera, y más larga, es llenar los renglones de condición con valores si o no para cada combinación posible de condiciones. Esto es, llenar la primera mitad del renglón con Si y la segunda con No. El siguiente renglón se llena alternando con  S y N cada 25% del renglón; es decir, 25% Si, 25% No, 25% Si y 25% No. Se repite de nuevo este proceso: se llena ada renglón faltante en forma alterna con S y con N, dividiendo cada vez por potencias sucesivas de 2.

El otro método para llenar la tabla considera una condición a la vez y, por cada condición adicional le añade una tabla pero sin considerar las combinaciones de condiciones y acciones duplicadas.

Verificación de tablas de decisión

Después de construir una tabla, los analistas verifican que sea correcta y completa con la finalidad de asegurar que la tabla incluye todas las condiciones junto con las reglas de decisión que las relacionan con las acciones. Asimismo, los analistas también deben examinar la tabla para encontrar redundancias y contradicciones.

Eliminación de la redundancia: Las tablas de decisión pueden volverse muy grandes y difíciles de manejar si se permite que crezcan sin ningún control. Remover las entradas redundantes puede ser de ayuda para manejar el tamaño de la tabla. La redundancia se presenta cuando las siguientes condiciones son verdaderas al mismo tiempo: 1) dos reglas de decisión son idénticas salvo para una condición del renglón y 2) las acciones para las dos reglas son idénticas.

Supresión de contradicciones: las reglas de decisión son contradictorias entre si cuando dos o más reglas tienen el mismo conjunto de contradicciones pero sus acciones  son diferentes.

Las contradicciones indican que la información que tiene el analista es incorrecta o bien existe un error  en la construcción de la tabla. Sin embargo, muchas veces la contradicción es resultado de las dependencias en la información que recibe el analista de diferentes personas con respecto a la forma en que estas toman decisiones. Se puede tomar una decisión especifica utilizando diferentes reglas. Encontrar tales discrepancias puede ser de gran utilidad para el analista que trabaja con la finalidad de mejorar una situación de decisión.

Tipos de entradas en una tabla

Forma de entrada limitada: La estructura básica de la tabla consistentes en S y N y entradas en blanco,  es la forma de entrada limitada. Este es uno de los formatos mas comunes. Existen otros dos que también se emplean de manera amplia.

Forma de entrada extendida: Esta forma reemplaza las S y las N con acciones que le indican al lector como decidir. En este formato, los identificadores de condición y acción no están completos y es la razón por la que las entradas contienen mas detalles que una S y N. 

Forma de entrada mixta: En ocasiones los analistas prefieren combinar en la misma tabla las características de los dos métodos anteriores. En general, debe utilizarse solo una forma en cada sección de la tabla, pero entre las secciones de condiciones y acciones se puede utilizar cualquier forma.

Forma ELSE: Esta es otra variante de las tablas de decisión que tiene como finalidad omitir la repetición por medio de reglas ELSE . Para construir una tabla de decisión en la forma ELSE, se especifican las reglas, junto con las entradas de condiciones, que cubren todo el conjunto de acciones con excepción de una que se convierte en la regla a seguir cando ninguna de las demás condiciones explicitas es verdadera. Esta regla e encuentra en la columna final del margen derecho, que es la columna ELSE. Si ninguna de las otras condiciones es valida, entonces se sigue la regla de decisión ELSE. Esta regla elimina la necesidad de repetir condiciones que conducen a las mismas acciones.

Tablas múltiples

La forma ELSE es una alternativa para controlar el tamaño de las tablas de decisión. Otra manera de hacer esto es enlazando varias tablas de decisión. De acuerdo con las acciones seleccionadas en la primera tabla, otras se explican en una o más tablas adicionales; cada tabla proporciona mayores detalles relacionados con las acciones a emprender. Por otra parte, las tablas múltiples permiten al analista establecer las acciones repetitivas que deben realizarse después de tomar las decisiones y que continúan hasta que se alcanza determinada condición.

Para utilizar este método los analistas construyen, por separado, tablas de decisión que satisfacen todos los requerimientos normales y que están relacionadas con una decisión especifica. Las tablas de enlazan en forma jerárquica: Una tabla de nivel-alto contiene las condiciones principales que, cuando son seleccionadas, determinan las tablas y acciones adicionales donde se encuentran otros detalles. Existen dos tipos de transferencia: directa y temporal.

Transferencia directa: La transferencia directa se emplea una sola vez; la tabla que es seleccionada de esta manera no vuelve a referirse a la tabla original. La proposición “GO TO (nombre de la tabla)” indica cual es la siguiente tabla que se va a examinar.

Transferencia temporal: En contraste con la tabla anterior, la tabla 1 se enlaza con la proposición “PERFORM tabla 2”. Al final de la tabla 2 la proposición RETURN regresa de nuevo el control a la proposición que sigue al GO TO en la tabla 1.

Procesadores de tablas de decisión

Las tablas de decisión han sido parcialmente automatizadas. Los procesadores de tablas de decisión son programas para computadora que manejan la formulación actual de una tabla con base en la información de entrada proporcionada por el analista. Estos procesadores también emprenden todas las verificaciones necesarias para detectar inconsistencias y redundancias.

La utilidad de los procesadores de tablas de decisión radica en el ahorro de tiempo de programación y detección de errores.

Español estructurado

El español estructurado es otro método para evitar los problemas de ambigüedad del lenguaje al establecer condiciones y acciones, tanto en procedimientos como en decisiones. Este método no hace uso de árboles o tablas; en su lugar utiliza declaraciones para describir el proceso. El proceso no muestra reglas de decisión; las declara.

Aun con esta característica, las especificaciones en español estructurado requieren que el analista primero identifique las condiciones que se presentan en un proceso y las decisiones que se deben tomar cuando esto sucede, junto con las acciones correspondientes. Sin embargo, el método también permite hacer una lista de todos los pasos en el orden que se llevan a cabo. Para ello no se utilizan símbolos y formatos especiales, características de los árboles y las tablas de decisión que par algunos resultan incómodos. Además, es posible describir con rapidez los procedimientos en su totalidad ya que para ello de emplean declaraciones muy similares al español.

La terminología utilizada en la descripción estructurada de una aplicación consiste, en gran medida, en nombres de datos para los elementos que están definidos en el diccionario de datos desarrollado para el proyecto.

Desarrollo de declaraciones estructuradas

El español estructurado emplea tres tipos básicos de declaraciones para describir un proceso: estructuras de secuencia, estructuras de decisión y estructuras de iteración.

Estructuras de secuencia: Una estructura de secuencia es un solo paso o acción incluido en un proceso. Este no depende de la existencia de ninguna condición y, cuando se encuentra, siempre se lleva a cabo. En general, se emplean varias instrucciones en secuencia para describir un proceso.

Estructuras de decisión: El español estructurado es otro camino para mostrar el análisis de decisión. Por tanto, a menudo se incluyen las secuencias de acciones dentro de estructuras de decisión que sirven para identificar condiciones. Es así como las estructuras de decisión aparecen cuando se pueden emprender dos o más acciones, lo que depende del valor de una condición especifica. Para esto primero se evalúa la condición y después se toma la decisión de emprender las acciones o el grupo de acciones asociados con esta condición. Una vez determinada la condición las acciones son incondicionales.

Estructuras de iteración: En las actividades rutinarias de operación, es común encontrar que algunas de ellas se repiten mientras existen ciertas condiciones o hasta que estas se presentan. Las instrucciones de iteración permiten al analista describir estos casos.

Beneficios del español estructurado

Como puede observarse, el español estructurado puede ser de utilidad para describir con claridad condiciones y acciones. Cuando se examina el ambiente de una empresa, los analistas pueden usar el español estructurado para declarar las reglas de decisión que se aplican en este medio. Si los analistas no pueden declarar que acción emprender cuando se toma una decisión, entonces necesitan adquirir mayor información para descubrir la situación. Por otro lado, después de describir las actividades en forma estructurada, los analistas pueden pedir a otras personas que revisen la descripción y determinen con rapidez los errores u omisiones cometidos al establecer los procesos de decisión.