Análisis Estructurado

 Cuando los analistas comienzan a trabajar sobre un proyecto de sistemas de información, a profundo tienden a profundizar en un área de la organización con la que tienen poca familiaridad. A pesar de esto, deben desarrollar un sistema que ayude a los gerentes y personal –los futuros usuarios- de esta área. Cualquier nuevo sistema o conjunto de recomendaciones para cambios en el sistema existente, ya sea este manual o automatizado, debe conducir hacia la mejora. Para alcanzar este resultado, se espera que los analistas de sistemas hagan lo siguiente:

• Aprendan los detalles y procedimientos del sistema en uso
• Obtengan una idea de las demandas futuras de la organización como resultado del crecimiento, del aumento de la competencia en el mercado, de los cambios en las necesidades de los consumidores, de la evolución de las estructuras financieras, de la introducción de la nueva tecnología y cambios en las políticas del gobierno entre otros.
• Documentar detalles del sistema actual para su revisión y discusión por otros.
• Evaluar la eficiencia y efectividad del sistema actual y sus procedimientos, tomando en cuenta el impacto sobre las demandas anticipadas para el futuro.
•  Recomendar todas las revisiones y ampliaciones del sistema actual, señalando su justificación. Si es apropiado, quizá la propuesta de un nuevo sistema completo.
• Documentar las características del nuevo sistema con un nivel de detalle que permita comprender a otros sus componentes, y de una manera que permita manejar el desarrollo del nuevo sistema.
• Fomentar la participación de gerentes y empleados en todo el proceso, tanto para aprovechar su experiencia y conocimiento del sistema actual, como para conocer sus ideas, sentimientos y opiniones relacionadas con los requerimientos de un nuevo sistema o de los cambios para el actual.

Para tener éxito, los buenos analistas de sistemas estructuran el proceso que siguen para el desarrollo de un nuevo sistema. Aunque cada lugar donde trabaja el analista es diferente, las tareas que llevan a cabo son similares y existe un conjunto común de preguntas por contestar cuando las emprenden.

El análisis estructurado  

Es un método para el análisis de sistemas manuales o automatizados, que conduce al desarrollo de especificaciones para sistemas nuevos o para efectuar modificaciones a los ya existentes. Cuando los analistas de sistemas abordan una situación poco familiar, siempre existe una pregunta sobre donde comenzar el análisis. Una situación dinámica siempre puede ser vista como abrumadora debido a que muchas de las actividades se llevan a cabo constantemente. El análisis estructurado permite al analista conocer un sistema o proceso en forma lógica y manejable al mismo tiempo que proporciona la base para asegurar que no se omite ningún detalle pertinente.

¿Qué es lo que se desea estructurar? 

¿Qué significa “estructura”? 

El objetivo que persigue el análisis estructurado es organizar las tareas asociadas con la determinación de requerimientos para obtener comprensión completa y exacta de una situación dada.

En el análisis estructurado, la palabra estructura significa que: 

1) el método intenta estructurar el proceso de determinación de los requerimientos comenzando con la documentación del sistema existente; 
2) el proceso esta organizado de tal forma que intenta incluir todos los detalles relevantes que describen el sistema en uso; 
3) es fácil verificar cuando se han omitido detalles relevantes; 
4) la identificación de los requerimientos será similar entre varios analistas e incluirá mejores soluciones y estrategias para las oportunidades de desarrollo de sistemas; y 
5) los documentos de trabajo generados para documentar los sistemas existente y propuesto son dispositivos de documentación eficiente.

Componentes del análisis estructurado

El análisis estructurado hace uso de los siguientes componentes:

1.    Símbolos gráficos: iconos y convenciones para identificar y describir los componentes de un sistema junto con las relaciones entre estos componentes. 
2.     Diccionario de datos: descripciones de todos los datos utilizados en el sistema. Puede ser manual o automatizado. 
3.   Descripciones de procesos y procedimientos: declaraciones formales que emplean técnicas y lenguajes que permiten a los analistas describir actividades importantes que forman parte del sistema. 
4.    Reglas: estándares para describir y documentar el sistema en forma correcta y completa.

Los analistas desean conocer las respuestas a cuatro preguntas especificas: 

• ¿qué procesos integran el sistema?, 

• ¿qué datos emplea cada proceso?, 

• ¿qué datos son almacenados? y 

• ¿qué datos ingresan y abandonan el sistema?.

Los datos son la guía de actividades de la empresa. Ellos pueden iniciar eventos y ser procesados para dar información útil al personal que desean saber que tan bien se han manejado los eventos. Seguir el flujo de datos por todos los procesos de la empresa les dice mucho a los analistas sobre como se alcanzan los objetivos de la organización. El análisis de flujo de datos estudia el empleo de los datos en cada actividad. Documenta los hallazgos con diagramas de flujo de datos que muestran en forma grafica la relación entre procesos y datos, y en los diccionarios de datos que describen de manera formal los datos del sistema y los sitios donde son utilizados.

Características de las Estrategias de Flujo de Datos

El análisis de flujo de datos analiza el empleo de los datos para llevar acabo procesos específicos  de la empresa dentro del ámbito de una investigación de sistemas. El análisis puede pensarse de tal manera que se estudien las actividades del sistema desde el punto de vista de los datos: donde se originan, donde se utilizan o cambian, hacia donde van, incluyendo las paradas a lo largo del camino que siguen desde su origen hasta su destino.

 

Herramientas de la estrategia de flujo de datos

La estrategia de flujo de datos muestra el empleo de estos en forma grafica. Las herramientas utilizadas al seguir esta estrategia muestran todas las características esenciales del sistema y la forma en que se ajustan entre si.

El análisis de flujo de datos utiliza las siguientes herramientas:

1. Diagrama de flujo de datos
2. Diccionario de datos
3. Diagrama de estructura de datos
4. Gráfica de estructura

 Diagrama de flujo de datos 

Es una herramienta grafica que se emplea para describir y analizar el movimiento de datos a través de un sistema, ya sea que este fuera manual o automatizado, incluyendo procesos, lugares para almacenar datos y retrasos en el sistema. Los diagramas de flujo de datos son la herramienta mas importante y la base sobre la cual se desarrollan otros componentes. La transformación de datos de entrada en salida por medio de procesos puede describirse en forma lógica e independiente de los componentes físicos asociados con el sistema. Estos diagramas reciben el nombre de diagramas lógicos de flujos de datos. 

Ventajas del análisis de flujo de datos

El análisis de flujo de datos permite a los analistas aislar áreas de interés en la organización y estudiarlas al examinar los datos que están en el proceso, de tal manera que puedan observar la manera en que cambian cuando lo abandonan. A medida que los analistas reúnen hechos y detalles, comprenden mejor el proceso; esto los conduce a formular preguntas relacionadas con aspectos específicos del mismo y los lleva a una investigación adicional.

Desarrollo de Diagramas de Flujo de Datos

Para que sean de utilidad y proporcionen información, los diagramas de flujo de datos deben dibujarse de forma adecuada.

Proceso de desarrollo

Los analistas de sistemas estudian primero el sistema en uso, esto es, las actividades y procesos que ocurren en el presente. En la terminología del análisis estructurado, este es el estudio del sistema físico. El sistema físico se transada en una descripción lógica que se centra en datos y procesos.

Durante el análisis de flujo de datos se evalúan todos los detalles en términos de los componentes lógicos de flujos de datos, procesos, almacenes de datos, orígenes y destinos.

En todas las etapas de diseño que siguen, los requerimientos del sistema se trasladan en detalles de diseño lógico. En las fases de construcción, como la programación del software para computadora, las especificaciones lógicas son trasladadas en características físicas y en un sistemas de información que trabaja.

Tipos de Diagramas de Flujo de Datos

Los diagramas de flujo de datos son de dos tipos:

Diagramas físicos de flujo de datos: proporcionan un panorama del sistema en uso, que es dependiente de la implantación, que muestra que tareas se llevan a cabo y como. Las características físicas incluyen:

• Nombre de personas
• Nombres o números de formatos y documentos
• Nombres de departamentos
• Archivos maestros de transacciones
• Equipo y dispositivos utilizados
• Ubicaciones
• Nombres de procedimientos

Diagramas lógicos de flujos de datos: proporcionan un panorama del sistema independiente de la implantación, que se centra en el flujo de datos entre los procesos sin considerar los dispositivos específicos y la localización de almacenes de datos o personas en el sistema. En este tipo de diagramas no se indican las características físicas.

Reglas generales para el dibujo de diagramas lógicos de flujo de datos

1. Cualquier flujo de datos que abandone un proceso debe estar basado en los datos que entran al proceso.
2. Todos los flujos de datos reciben un nombre, el nombre refleja los datos que influyen entre procesos, almacenes de datos, fuentes o destinos.
3.  Solo deben entrar al proceso los datos necesarios para llevarlo a cabo.
4.  Un proceso no debe ser nada de ningún otro sistema, es decir, debe ser independiente; la única dependencia que debe existir es aquella que esta basada en sus propios datos de entrada y salida.
5. Los procesos siempre están en continua ejecución; no se indican ni tampoco de detienen. Los analistas deben suponer que un proceso siempre esta listo para funcionar o realizar e trabajo necesario.
6. La salida de los procesos puede tomar las siguientes formas:

a-     Flujo de datos con información añadida por el proceso.

b-     Una respuesta o cambio en la forma de los datos.

c-     Un cambio de decisión.

d-     Un cambio de contenido.

e-     Cambios en la organización.

  
Seguir convenciones de nivelación significativa

Nivelación es un termino que se refiere al manejo de archivos locales. Los detalles relacionados con un solo proceso en un determinado nivel, deben permanecer dentro del proceso. Los almacenes y flujos de datos que son relevantes únicamente para el interior del proceso, son ocultados hasta que el proceso se extiende con mayor detalle.

Asignar etiquetas significativas

Las descripciones asignadas a los flujos de datos y procesos deben decirle al lector que esta ocurriendo. Todos los flujos de datos deben tener un nombre que refleje con exactitud su contenido.

Asignación de nombre al flujo de datos: los nombres dados a los flujos de datos deben reflejar los datos de interés para los analistas, no los documentos o el lugar donde residen.

Los datos que fluyen hacia los procesos experimentan cambios. Por consiguiente, el flujo de datos de salida tiene un nombre diferente al de entrada.

Asignación de nombre a los procesos: se deben asignar nombres a todos los procesos que les digan a los usuarios algo especifico con respecto a la naturaleza de las actividades del proceso.

Los siguientes lineamientos tienen como finalidad servir de ayuda para identificar los procesos de forma tal que sean útiles a las actividades subsecuentes de análisis y diseño:

1-     Seleccionar nombres que indiquen la acción que se lleva a cabo.

2-     Asegurar que el nombre describa completamente al proceso.

3-     Seleccionar nombres para los procesos que expliquen el enlace entre los flujos de entrada y los de salida.

4-     Evitar nombres vagos para los procesos.

5-     Utilizar los nombres de los procesos de bajo nivel ya que estos son mas específicos y descriptivos que los asociados con los procesos de alto nivel.

6-     Asignar nombres a los procesos que sean únicos para la actividad que ellos describen.

Evaluación del flujo de datos para verificar que es correcto

Las siguientes preguntas son de utilidad para evaluar los diagramas de flujo de datos:

1-     ¿Existen en el diagrama de flujo de datos componentes que no tienen nombre?

2-     ¿Existen almacenes de datos que son entradas y a los que nunca se les hace referencia?

3-     ¿Existen procesos que no reciben entradas?

4-     ¿Existen procesos que no generan salidas?

5-     ¿Existen procesos que tienen varias finalidades?

6-     Existen almacenes de datos a los que nunca se les hace referencia?

7-     ¿Es el flujo de datos que llega a un proceso adecuado para realizarlo?

8-     ¿Existen demasiados datos en el almacén de datos?

9-     ¿El flujo de datos que llega a un proceso es demasiado extenso para la salida que este produce?

10- ¿Se introducen alias en la descripción del sistema? ¿Aparecen en el diccionario de datos?

11- ¿Los procesos son independientes entre sí? ¿Dependen solo de los datos que reciben como entrada?

 
Diccionario de datos

El diccionario contiene las características lógicas de los sitios donde se almacenan los datos del sistema, incluyendo nombre, descripción, alias, contenido y organización. también identifica los procesos donde se emplean los datos y los sitios donde se necesita el acceso inmediato a la información.

Características de los Diccionarios de Datos

Los diccionarios de datos son un componente importante del análisis estructurado ya que por si solos los diagramas de flujo de datos no describen el objeto de la investigación. El diccionario de datos proporciona mas información relacionada con el sistema.

Un diccionario de datos es un catalogo, un deposito, de los elementos en un sistema. Como su nombre lo sugiere, estos elementos se centran alrededor de los datos y la forma en que están estructurados para satisfacer los requerimientos de los usuarios y las necesidades de la organización. Los elementos mas importantes son flujos de datos, almacenes de datos y procesos.

Importancia del diccionario

Los analistas utilizan el diccionario de datos por cinco razones importantes:

• Para manejar los detalles en sistemas grandes.
• Para comunicar un significado común para todos los elementos del sistema
• Para documentar las características del sistema
• Para facilitar el análisis de los detalles con la finalidad de evaluar las características y determinar donde efectuar cambios en el sistema
• Localizar errores y omisiones en el sistema.

Contenido de un registro del diccionario

Todas las partes de un sistema de información dependen de loas datos. El diccionario contiene dos tipos de descripciones para flujo de datos dentro del sistema:

• Elementos dato: son los bloques básicos para todos los demás datos del sistema. Por si mismo no conllevan suficiente significado para ningún usuario.

• Estructuras de datos: es un grupo de datos elementales que están relacionados con otros y que en conjunto describen un componente del sistema.

• Descripción de los elementos dato

Cada entrada en el diccionario de datos consiste de un conjunto de detalles que describen los datos utilizados o producidos por el sistema. Cada uno esta identificado con un nombre, descripción, alias y longitud, junto con el intervalo de valores específicos para el dato permitidos por el sistema bajo estudio.

Nombre de los datos: Para distinguir un dato del otro, los analistas les asignan nombres que sean significativos. Los nombres se emplean para hacer referencia a cada elemento durante todo el proceso de desarrollo de sistemas.

Descripción de los datos: La descripción de un dato describe de manera breve lo que este representa en el sistema.

Las descripciones de los datos deben escribirse con la suposición de que la persona que las leerá no sabe nada con respecto al sistema.

Alias: Con frecuencia el mismo dato recibe varios nombres, mismos que dependen e quien haga uso del dato. Estos nombres se denominan alias. Un diccionario significativo debe incluir todos los alias.

Longitud: La longitud identifica el numero de espacios necesarios para cada dato pero sin considerar la forma en que serán almacenados.

Valores de los datos: En algunos procesos solo son permitidos valores muy específicos para los datos. Todos los detalles serán de utilidad a los analistas mas adelante, cuando diseñen los controles del sistema.

Diagrama de estructura de datos

 

Es una descripción de la relación entre las entidades de un sistema y el conjunto de información relacionado con la entidad. No considera el almacenamiento físico de los datos.
Gráfica de estructura

Es una herramienta de diseño que muestra con símbolos la relación entre los módulos de procesamiento y el software de la computadora. Describen la jerarquía de los módulos componentes y los datos que serán transmitidos entre ellos. Incluye el análisis de las transformaciones entrada-salida y el análisis de transacciones. 

Descripción de las estructuras de datos

 

Las estructuras de datos se construyen sobre cuatro relaciones de componentes:

•     Relación secuencial: define los componentes que siempre se incluyen en una estructura de datos en particular; concatenación de dos o más datos.
•      Relación de selección: define alternativa para datos o estructuras de datos incluidas en una estructura de datos. 
•      Relación de iteración: define la repetición de un componente cero o más veces.

•     Relación opcional: caso especial de la iteración; los datos pueden estar o no incluidos, esto es, una o ninguna iteración.