Introducción
Una de las características más importantes para los usuarios de un sistema de información es la salida que este produce. Si la salida no tiene calidad, entonces todo el sistema puede parecer a los usuarios tan poco necesarios que evitarán usarlo y puede fracasar el proyecto.
Según Senn el término salida se utiliza para denotar cualquier información producida por un sistema de información ya sea impresa o en una pantalla.
Cuando los analistas diseñan la salida, ellos:
- Identifican la salida específica que es necesaria para satisfacer los requerimientos de información.
- Seleccionan los métodos para presentar la información.
- Crean los documentos, reportes u otros formatos que contienen la información producida por el sistema.
Los métodos de salida varían a través de los sistemas. Puede tratarse de solo una recuperación de datos o caso contrario, que demande de algún procedimiento más complejo
Objetivos de una Salida
- Expresar información relacionada con actividades pasadas, estado actual, o proyecciones para el futuro.
- Señalar eventos importantes, oportunidades, problemas o advertencias.
- Iniciar una acción.
- Confirmar una acción.
El buen diseño de la salida de los sistemas, no puede ser desarrollado en forma independiente del uso que se dará a la salida.
La salida del sistema puede ser:
- Un reporte
- Un documento
- Un mensaje
Aspectos importantes de la salida
- ¿Quienes recibirán la salida?
- ¿Cuál es el uso que se le pretende dar?.
- ¿Cuántos detalles son necesarios?.
- ¿Cuándo y con qué frecuencia es necesaria la salida?
- ¿Qué método utilizar?
Como presentar la información
La información en la salida puede ser presentada de diferentes formas:
Formato Tabular
En general, los usuarios finales están acostumbrados a recibir la información en formas de tablas.
El formato tabular debe utilizarse bajo las siguientes condiciones:
- Cuando los detalles dominan y son necesarios pocos comentarios.
- Cunado los detalles son presentados en categorías discretas
- Cuando cada categoría debe tener una etiqueta.
- Cuando se deben obtener totales o realizar comparaciones entre diversos componentes.
Se desea presentar la
información en un formato que presente los detalles en un orden
significativo (quizás de mayor a menor, por código o alfabéticamente), aquel donde estos sean más sencillos de localizar.
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| Informe Saturado con datos de ejemplo. |
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| Plantilla modificada del reporte de pedidos en proceso |
Formato Gráfico
Existen en el mercado un sinnúmero de herramientas gráficas para diseñar de mejor manera la salida.
El uso de gráficos ayudarán a mejorar la comprensión sobre ciertos temas, sobretodo estadísticos.
Los tipos de gráficos comúnmente usadas:
- Gráfica de sectores
- Gráfica de curvas
- Gráfica de escalones o superficie
- Gráfica de barras y columnas
- Mapas
Uso de Iconos
Los íconos son la representación gráfica de las entidades descritas por los datos.
Los íconos comunican información en forma inmediata cuando son eleccionados en forma apropiada.
Los siguientes lineamientos sugieren cuando y como utilizar los íconos en el diseño de sistemas:
- Seleccionar los íconos que serán reconocidos y comprendidos en forma inmediata por los usuarios.
- Utilice etiqueta solo si no son iconos universalmente reconocidos.
- Utilice el mismo icono para representar la misma información a través de toda la salida.
- Evite el empleo de etiquetas.
- Distribúyalos de manera que evite la aglomeración de íconos.
- Mantenga la escala en el tamaño de los objetos representados.
Presentaciones en color
Actualmente hay muchas facilidades para la presentación de la información utilizando colores.
En general se recomienda el uso de cuatro o menos colores.
El analista debe buscar el empleo de solo aquellas salidas impresas que son absolutamente necesarias. Hasta donde sea posible, el desarrollo de un sistema de información basado en computadora debe reducir, no aumentar, el número de reportes impresos.
Diseño de Salida Impresa
Los
analistas especifican la salida impresa cuando tienen que enviar un
documento por correo ya sea para un cliente o un proveedor, imprimir un
registro de datos o notificar cierta información a varias personas. La
salida impresa puede ser en:
Reportes Impresos
Los reportes impresos varían en tamaño, aunque los analistas a menudo emplean los siguientes tamaños estándares: A4 (210 x 297mm), carta (216 x 279mm), entre las más utilizadas.
Formas Especiales
Podemos mencionar las formas preimpresas que son aquellas que están identificadas con los datos de la organización y utiliza varios colores (facturas, cheques, etc.)
Entre las situaciones más representativas donde debe considerarse el uso de formas preimpresas, se encuentran las siguientes:
- Reglamentos o requerimientos legales que obligan al uso de formas preimpresas.
- Destinatarios que esperan un formato estándar
- La inclusión del logotipo de la organización, una marca registrada o símbolo que debe estar incluido en la forma.
- Trabajo artístico o gráficas.
Copias múltiples de la salida
Se debe tener en cuenta cuando la información impresa se debe sacar copia o imprimir utilizando papel carbón:
Plantilla para la Salida Impresa
La
plantilla de la salida es la distribución de objetos en el medio de
salida. Al construir esta plantilla estamos construyendo un modelo del
reporte o documento tal como aparecerá luego que el sistema entre en
operación. La plantilla debe mostrar lo siguiente:
- Todo la información variable:
- Detalles
- Resúmenes y totales
- Marcas de control
- Separadores (por ejemplo; simbolos como el subrayado y el guión)
- Todos los detalles preimpresos:
- Encabezados
- Titulos y nombres del documento
- Nombre de la Compañía y dirección
- Instrucciones
- Notas y comentarios
Las plantillas de reportes se
pueden hacer con una herramienta CASE para su diseño o en plantillas de
pantallas hechas en papel.
En Resumen
- Los reportes o documentos deben estar diseñados para leerse de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.
- Los datos importantes deben ser los más fáciles de encontrar.
- Todas las páginas deben tener un titulo, número de página y fecha en que fué preparada la salida.
- Todas las columnas deben estar etiquetadas
- Se deben evitar las abreviaturas.
Convenciones para la presentación de datos
Información variable
X: carácter alfabético o especial;
9: número
Información constante
Escrita tal como debe aparecer impresa
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| Diccionario de Datos |
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| Ejemplo de Informe Impreso |
Diseño de Salida en Pantalla
Referencias Bibliográficas
Senn, James. Segunda Edición. Análisis y Diseño de Sistemas de Información. McGraw Hill.
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