Primero definiremos lo que es la palabra Gestión.
Gestión: Es una serie de trámites que se realizan para resolver algo.
Ahora definiremos lo que es un Proyecto.
Proyecto: Es una operación que se acomete para realizar una gran obra de importancia y que posee las siguientes características:
- complejidad,
- carácter no repetitivo,
- establecer plazos determinados y
- participación de toda la organización.
Gestión de Proyectos según Lewis (2004) consiste en facilitar la planificación, el calendario y el control de todas las actividades que tienen que realizarse para conseguir el objetivo del mismo.
La gestión de proyectos puede dividirse en subáreas según Domingo (2000) como se describe a continuación:
- Gestión del alcance y el contenido: Abarca las actividades orientadas a garantizar que se satisfagan todas las tareas necesarias y solo las necesarias para completar el proyecto, incluyendo la identificación del alcance completo, la verificación de su cumplimiento, y la gestión de los cambios al mismo que puedan producirse durante los trabajos.
- Gestilón Técnica: Incluye las actividades orientadas a garanticar que el resultado del proyecto satisface los requisitos y necesidades planteadas por el cliente y que las mismas se organizan y resuelven de manera adecuada y eficiente.
- Gestión de recursos temporales: Comprende las actividades necesarias para asegurar que el proyecto se ejecutará en el plazo previsto y los resultados están a disposición del cliente en la fecha comprometida. Se incluyen en este apartado; la identificación de actividades proyectuales, la estimación de su duración, su secuenciamiento, la supervision de la ejecución en el tiempo y la corrección de desviaciones.
- Gestión de costes: Trata los procesos orientados a asegurar que los trabajos se llevan a cabo dentro de los límites económicos impuestos al proyecto e incluye las actividades de planificación de recursos, estimación de costes y control de costes y gastos.
- Gestión de calidad: Comprende las actividades orientadas a asegurar que el proyecto satisface los requisitos bajo los que se contrató e incluye la elaboración de un plan de calidad, su aplicación y seguimiento.
- Gestión de recursos humanos: Incluye las actividades orientadas a hacer un uso lo más eficiente posible de las personas que participan en el proyecto, incluyendo la organización jerárquica y funcional del mismo, la selección del equipo de trabajo, la asignación de las responsabilidades y la supervisión del grupo. No comprende las actividades propias del liderazgo como son motivación, interrelación, etc.
- Gestión de la comunicación: Garantizar que la información del proyecto, formal e informal se genere, se recoge, se almacena, se disemina, y se utiliza de forma adecuada en volumen y tiempo.
- Gestión de riesgos: Identifica, analiza y cuantifica los riesgos propios de un proyecto y anticipa mecanismos de corrección de los potenciales efectos negativos, asociados a los mismos.
- Gestión de compras: Lo relacionado con adquisiciones y subcontratos
Gráficos PERT
Project Evaluation and Review Techniques en español Técnica de Revisión y Evaluación de Proyectos es un modelo creado para la administración y gestión de proyectos inventado en 1958 por la Oficina de Proyectos Especiales de la Marina de Guerra del Departamento de Defensa de los EE. UU. como parte del proyecto Polaris de misil balístico móvil lanzado desde submarino.
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Gráficos CPM
Critical Path Method (Método de la Ruta Crítica) es un algoritmo utilizado para el calculo de tiempos y plazos en la planificación de proyectos. desarrollado en 1957 en los Estados Unidos de América, por un centro de
investigación de operaciones para las firmas Dupont y Remington Rand,
buscando el control y la optimización de los costos mediante la
planificación y programación adecuadas de las actividades componentes
del proyecto.
Gráficos de Gantt
Es una popular herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de
dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de
un tiempo total determinado.
Software de
gestión de proyectos
Según Wikipedia es un término utilizado en la ingeniería de software que cubre varios tipos de software, entre ellos el utilizado para la planificación de proyectos, manejo y control de presupuesto, asignación de recursos, software para colaboración, software para comunicación, manejo de la calidad y documentación o administración de sistemas, los cuales son usados para manejar la complejidad que conlleva un proyecto grande.
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Software Libre para Gestión de Proyectos
OpenProj es un
software de administración de proyectos diseñado como sustituto de
sobremesa completo para Microsoft Project, capaz de abrir archivos de
proyecto nativos de dicho programa. Se ejecuta en la plataforma Java, lo
que permite ejecutarlo en una variedad de diferentes sistema
operativos.
La versión actual incluye:
Software Libre para Gestión de Proyectos
OpenProj es un
software de administración de proyectos diseñado como sustituto de
sobremesa completo para Microsoft Project, capaz de abrir archivos de
proyecto nativos de dicho programa. Se ejecuta en la plataforma Java, lo
que permite ejecutarlo en una variedad de diferentes sistema
operativos.La versión actual incluye:
- Costos de valor acumulado
- Diagrama de Gantt
- Gráfico PERT
- Estructura de descomposición del recurso gráfico (EDR)
- Informes de uso de tareas
- Diagrama de Estructura de descomposición del trabajo (EDT)1
- Jerarquía y dependencias de tareas
- Diagrama de Gantt
- Carga gráfica de recursos
- Generación de gráfico PERT
- Reportes HTML y PDF
- Importación de archivos MS Project importación / exportación a PNG y CSV.
- Grupos de trabajo basados en WebDAV
TaskJuggler es una moderna y
poderosa herramienta de administración de proyectos. Su enfoque en la
planeación y el seguimiento la hacen una herramienta superior a los
editores clásicos de Gantt.
Características y aspectos que lo destacan:
Planner es una herramienta
para planear, programar y realizar el seguimiento de proyectos. Es una
aplicación GTK+ escrita en C y licenciada bajo GPL (versión 2 o
posterior).
Planner fue creado originalmente por Richard Hult y Mikael Hallendal. En la actualidad está siendo desarrollado por GNOME.
El programa permite:
Características y aspectos que lo destacan:
- Administración de tareas, recursos y costos en un solo paquete.
- Nivelación automática de recursos, resolución de conflicto entre tareas y filtrado de las mismas.
- Vistas flexibles y reportes donde se puede encontrar la información necesaria para el análisis de la planeación.
- Plantillas de proyectos y la capacidad de realizar las propias.
- Interfaz gráfica amigable para la edición del fuente del proyecto
- Reportes de estatus y seguimiento del proyecto.
- Número de escenarios ilimitados para el mismo proyecto permitiendo un análisis desde diversos puntos de vista.
- Capacidad para exportar los reporte en archivos separados por comas.
- Manejo flexible de horas de trabajo y vacaciones.
- Administración y cambio de costos durante el proyecto.
- Soporte para MACROS
Planner fue creado originalmente por Richard Hult y Mikael Hallendal. En la actualidad está siendo desarrollado por GNOME.
El programa permite:
- Almacenamiento en XML o BD Postgresql
- Gestión de calendarios
- Gestión de recursos
- Seguimiento del avance del proyecto
- Enlazar tareas
- Exportación a diferentes formatos (PDF, HTML)
Características principales:
- Gráfica de Gantt con lista de tareas y designación de recursos por tarea.
- Vista de recursos con designación de tarea por recurso.
- Vista de cuentas mostrando el costo planeado con fecha de corte configurable y periodicidad.
- Las tareas son organizadas en una estructura de trabajo desglosada (WBS).
- Los recursos son organizados en una estructura de recursos desglosada(RBS).
- Las cuentas son organizadas en una estructura de costos desglosada(CBS).
- Sumario de Tareas, Tareas y milestones.
- Diálogos para crear y editar el proyecto, los tipos de tareas, calendarios, recursos, cuentas y progresos.
- Diferentes limitantes de planeación por tiempo son soportadas:
Gestión de expectativas
Administrar las expectativas se refoere a la información que maneja el cliente en cuanto al proyecto como vá su desarrollo. El gerente de proyecto debe asegurarse de que el personal del cliente está involucrado en el proyecto y que sus expectativas estén siempre alineadas con la realidad. El punto central es asegurarnos de que el gerente de proyecto informe a sus clientes cualquier noticia importante (buena o mala) antes de que éstos se enteren por otra fuente.
1. Construir una relación más allá del vinculo cliente / proveedor
Durante mucho tiempo se ha sostenido que los hombres de negocios gustan trabajar con personas que respetan. Por lo tanto, el desarrollo de una relación personalizada con el cliente debe seguir un largo camino en la construcción de una relación comercial fuerte. Conocer la situación del cliente, cómo pasa su tiempo libre, donde están sus intereses y, lo más importante, lo que lo motiva a diario, es crucial para entender sus expectativas y traducirlas en ganancias para la compañía.
2. Comunicar periódicamente y abordar los problemas directamente
La falta de comunicación es por lo general la raíz de la mayoría de los problemas asociados con los clientes. Cualquier buena relación con el cliente tendrá contratiempos climáticos. Pero cuando la comunicación es directa y transparente, la confianza se forma y ayuda a crear una base para una relación duradera.
3. Ponerse de acuerdo sobre la estrategia, los objetivos y los plazos
Hasta que la compañía y los clientes no estén de acuerdo con la estrategia, los objetivos y las características de la campaña de Marketing, siempre se estará en riesgo de no entender lo que es el éxito y cómo ha de medirse. Es por ello necesario poseer la capacidad operativa de describir los detalles de los programas de beneficios diseñados, aliviando cualquier confusión sobre las expectativas del cliente para evitar así una conversación difícil.
4. Ser un consejero
Cuando usted ofrece un buen asesoramiento al cliente, se convierte en un socio ineludible. Este estilo de diálogo abierto ayuda a establecer el respeto necesario para garantizar una mejor gestión de las expectativas del cliente.
5. Sea un buen oyente
Escuchar es una de las herramientas más incomprendidas y menos utilizada en el manejo de las expectativas del cliente. Muchos clientes no están seguros de que sus opiniones estén siendo tenidas en cuenta. Esto implica que, como tal, debe desarrollarse, sin más, una estrategia de marketing intuitiva con capacidad de escucha, a fin de identificar los mensajes clave que se comunican y los deseos del cliente, relativos a nuestra compañía.
Durante mucho tiempo se ha sostenido que los hombres de negocios gustan trabajar con personas que respetan. Por lo tanto, el desarrollo de una relación personalizada con el cliente debe seguir un largo camino en la construcción de una relación comercial fuerte. Conocer la situación del cliente, cómo pasa su tiempo libre, donde están sus intereses y, lo más importante, lo que lo motiva a diario, es crucial para entender sus expectativas y traducirlas en ganancias para la compañía.
2. Comunicar periódicamente y abordar los problemas directamente
La falta de comunicación es por lo general la raíz de la mayoría de los problemas asociados con los clientes. Cualquier buena relación con el cliente tendrá contratiempos climáticos. Pero cuando la comunicación es directa y transparente, la confianza se forma y ayuda a crear una base para una relación duradera.
3. Ponerse de acuerdo sobre la estrategia, los objetivos y los plazos
Hasta que la compañía y los clientes no estén de acuerdo con la estrategia, los objetivos y las características de la campaña de Marketing, siempre se estará en riesgo de no entender lo que es el éxito y cómo ha de medirse. Es por ello necesario poseer la capacidad operativa de describir los detalles de los programas de beneficios diseñados, aliviando cualquier confusión sobre las expectativas del cliente para evitar así una conversación difícil.
4. Ser un consejero
Cuando usted ofrece un buen asesoramiento al cliente, se convierte en un socio ineludible. Este estilo de diálogo abierto ayuda a establecer el respeto necesario para garantizar una mejor gestión de las expectativas del cliente.
5. Sea un buen oyente
Escuchar es una de las herramientas más incomprendidas y menos utilizada en el manejo de las expectativas del cliente. Muchos clientes no están seguros de que sus opiniones estén siendo tenidas en cuenta. Esto implica que, como tal, debe desarrollarse, sin más, una estrategia de marketing intuitiva con capacidad de escucha, a fin de identificar los mensajes clave que se comunican y los deseos del cliente, relativos a nuestra compañía.
Referencias Bibliográficas
- Casal, Lorena. (2006) Gestión de Proyectos: Elementos básicos a tener en cuenta como punto de partida para realizar eficazmente su proyecto. Recuperado de: http://books.google.co.ve/books?id=HeMK0tbeGikC&pg=PA1&dq=definici C3%B3n+de+gesti%C3%B3n+de+proyectos&hl=es-419&sa=X&ei=yMyWUZ71OYPW9QSm4IGwAw&ved=0CCIQ6AEwAA#v=onepage&q=definici%C3%B3n%20de%20gesti%C3%B3n%20de%20proyectos&f=false
- http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_Gantt
- http://es.wikipedia.org/wiki/T%C3%A9cnica_de_revisi%C3%B3n_y_evaluaci%C3%B3n_de_programas
- http://es.wikipedia.org/wiki/M%C3%A9todo_de_la_ruta_cr%C3%ADtica
- http://es.wikipedia.org/wiki/Software_de_administraci%C3%B3n_de_proyectos
- http://www.callcentersip.net/2013/04/17/hacia-una-gestion-integral-de-las-expectativas-del-cliente
- http://usemoslinux.blogspot.com/2012/01/5-herramientas-para-realizar-diagramas.html